Salon Sözleşmesi Kontrol Listesi: Dışarıdan Organizasyon ve İkram Kabul Koşulları

Özel bir etkinliğinizi salonunuzda düzenlerken, organizasyon ve ikram gibi konularda dışarıdan profesyonel destek almak yaygın bir tercihtir. Ancak bu süreçte salon sözleşmenizde belirtilen kuralları ve kabul koşullarını dikkatle incelemek, olası aksaklıkları ve beklenmedik maliyetleri önlemenin anahtarıdır. Kendi yaratıcılığınızı ve misafirlerinizin beklentilerini en iyi şekilde karşılamak için, salonunuzun belirlediği çerçeveye uygun hareket etmek büyük önem taşır. Bu kontrol listesi, dışarıdan organizasyon veya ikram hizmeti almayı planladığınızda salon sözleşmenizde mutlaka gözden geçirmeniz gereken temel noktaları kapsamaktadır.

Salonunuzun dışarıdan hizmet alımı konusunda belirli standartları veya kısıtlamaları olabilir. Bu standartları önceden bilmek, planlama aşamasında size büyük kolaylık sağlayacaktır. Hem organizasyon firmanızla hem de ikram servisi verecek ekiple iletişim kurarken, salonun kurallarını net bir şekilde aktarabilmek, herkesin aynı vizyonla hareket etmesine yardımcı olur.

Dışarıdan Organizasyon Hizmeti Kabul Koşulları

Salonunuzda bir etkinlik düzenlerken, organizasyonunuzu dışarıdan bir firmayla yürütme kararı alabilirsiniz. Bu durumda, salonun organizasyon firmalarıyla çalışma konusundaki politikalarını ve gerekliliklerini anlamak kritiktir.

Organizasyon Firması Onayı

• Salonun Yetkili Firmalar Listesi: Salonun çalıştığı veya onayladığı organizasyon firmalarının bir listesi olup olmadığını öğrenin. Kendi belirledikleri listeden dışarı çıkmak ek prosedürler veya izinler gerektirebilir.
• Referans ve Yetkinlik Kontrolü: Salon, çalışacağınız organizasyon firmasının referanslarını veya belirli bir yetkinlik belgesini talep edebilir. Firmanızın bu gereklilikleri karşıladığından emin olun.
• İletişim ve Koordinasyon: Salon yönetimi, etkinlik günü koordinasyonu sağlamak amacıyla organizasyon firmanızın yetkili bir irtibat kişisiyle iletişim halinde olmak isteyebilir.

Teknik ve Lojistik Gereksinimler

• Ekipman ve Kurulum İzinleri: Organizasyon firmanızın getireceği ses, ışık, sahne veya diğer teknik ekipmanların kurulumu ve kullanımı için salonun belirlediği kurallara uyun. Elektrik bağlantıları, ses seviyesi limitleri gibi konularda bilgi alın.
• Personel Giriş ve Çıkış Prosedürleri: Organizasyon ekibinin etkinliğe hazırlık ve etkinlik sonrasında malzemeleri toplama süreçlerinde uyacakları giriş/çıkış saatleri ve prosedürleri hakkında bilgi edinin.
• Salonun Yapısal Bütünlüğüne Etki: Organizasyon firmanızın yapacağı herhangi bir dekorasyon veya kurulumun salonun yapısına zarar vermeyecek nitelikte olması gerekmektedir. Salonun duvarlarına çivi çakmak, kalıcı değişiklikler yapmak gibi eylemler genellikle yasaktır.

Sigorta ve Sorumluluklar

• Sorumluluk Sigortası: Organizasyon firmanızın, etkinlik süresince verebileceği zararlara karşı bir sorumluluk sigortasına sahip olması gerekebilir. Salon, bu belgeyi talep edebilir.
• Salon Malzemelerinin Kullanımı: Organizasyonunuz kapsamında salonun mevcut dekoratif unsurlarının veya mobilyalarının kullanımı söz konusu ise, bu konudaki izinleri ve olası kullanım koşullarını öğrenin.

Dışarıdan İkram Hizmeti Kabul Koşulları

Etkinliğinizin lezzet dolu anlarını dışarıdan bir catering firmasıyla taçlandırmak istiyorsanız, salonun ikram hizmetleriyle ilgili belirlediği kuralları dikkatle incelemelisiniz.

Catering Firması Seçimi ve Onayı

• Salonun İkram Firmaları Listesi: Tıpkı organizasyon firmalarında olduğu gibi, salonun anlaşmalı veya onayladığı catering firmalarının bir listesi olup olmadığını sorgulayın. Kendi seçtiğiniz firmayla çalışmanın ek şartları olabilir.
• İkram Menüsü Onayı: Salon, sunulacak yiyecek ve içecek menülerinin belirli standartlara uygunluğunu denetleyebilir veya onaylayabilir. Özellikle alkol servisi, özel diyet gereksinimleri gibi konularda salonun politikalarını öğrenin.
• Tedarikçi İzinleri: Catering firmanızın tedarikçileri (örneğin, pasta üreticisi, çiçekçi) varsa, bu tedarikçilerin de salona giriş ve çalışma koşulları hakkında bilgi edinin.

Mutfak ve Servis Alanları Kullanımı

• Mutfak Kullanım Politikası: Eğer catering firmanız salonun mutfağını kullanacaksa, mutfağın kullanımına ilişkin saatler, temizlik kuralları ve ekipman kullanımıyla ilgili detayları öğrenin. Bazı salonlar kendi mutfaklarını kullanmaya izin vermeyebilir veya kısıtlı kullanım sunabilir.
• Servis Ekipmanları: Catering firmanızın kendi servis ekipmanlarını (tabaklar, çatal-bıçaklar, servis takımları) getirmesi gerekiyorsa, bu ekipmanların salon tarafından kabul edilip edilmediğini ve kullanım sonrası temizliğiyle ilgili kuralları öğrenin.
• Atık Yönetimi: Etkinlik sonrası ortaya çıkacak yiyecek ve içecek atıklarının yönetimi konusunda salonun belirlediği prosedürlere uyun. Catering firmanızın bu konudaki sorumlulukları netleştirilmelidir.

Hijyen ve Gıda Güvenliği

• Gıda Güvenliği Sertifikaları: Salon, çalıştığınız catering firmasının gerekli hijyen ve gıda güvenliği sertifikalarına sahip olmasını talep edebilir. Firmanızın bu belgeleri güncel ve geçerli olmalıdır.
• Saklama ve Taşıma Koşulları: Catering firmanızın yiyecekleri taşıma ve etkinlik sırasında saklama koşullarının (soğuk zincir vb.) salonun standartlarına uygun olması gerekmektedir.
• Personel Hijyeni: Catering personelinin kişisel hijyen kurallarına uyumu ve temiz kıyafetlerle hizmet vermesi, salonun genel hijyen politikası açısından önemlidir.

Salon Sözleşmesinde Dikkat Edilmesi Gereken Ek Maddeler

Dışarıdan hizmet alımı haricinde, salon sözleşmesinde etkinliğinizin sorunsuz ilerlemesi için gözden kaçırmamanız gereken başka önemli noktalar da bulunmaktadır.

Güvenlik ve Personel

• Güvenlik Görevlileri: Salonun kendi güvenlik görevlileri mi bulunacak, yoksa ek güvenlik önlemleri almanız mı gerekecek? Organizasyon firmanızın güvenlik ekibinin salonun güvenlik personeliyle nasıl entegre olacağını belirleyin.
• Otopark ve Ulaşım: Etkinliğe katılacak misafirler ve hizmet sağlayacak araçlar için otopark düzenlemeleri ve ulaşım kolaylıkları hakkında bilgi alın.
• Personel Yemek ve İhtiyaçları: Eğer kendi personelinizi (garson, teknik ekip vb.) çalıştırıyorsanız, bu personelin ihtiyaçları (yemek, dinlenme alanı vb.) için salonun sunduğu olanakları veya izin verilen düzenlemeleri öğrenin.

Dekorasyon ve Çevre Düzeni

• Mekân Kullanım Alanları: Salonun hangi alanlarının kullanılabileceğini ve hangi alanların kısıtlı olduğunu netleştirin. Dans alanı, kokteyl alanı, oturma düzeni gibi konuları planlarken bu bilgiyi kullanın.
• Ses ve Işık Sistemleri: Salonun kendi ses ve ışık sistemleri varsa, bunların kullanımı veya dışarıdan getirilecek sistemlerle entegrasyonu konusunda bilgi edinin.
• Temizlik ve Düzen: Etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında salonun temizliğiyle ilgili kimin sorumlu olacağını ve kullanılacak temizlik malzemeleri hakkında bilgi alın.

İptal ve Mücbir Haller

• İptal Koşulları: Beklenmedik bir durumda etkinliği iptal etmeniz gerekirse, salonun iptal politikaları nelerdir? İade şartları, ödeme planları gibi konularda sözleşmeyi dikkatle inceleyin.
• Mücbir Haller: Doğal afetler, grevler veya salonun kontrolü dışındaki olaylar nedeniyle etkinliğin gerçekleşmemesi durumunda ne gibi prosedürler izleneceği sözleşmede belirtilmelidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Salon sözleşmesinde organizasyon firması seçimi konusunda nelere dikkat etmeliyim?

Salonun onaylı firmalar listesi varsa bunu kontrol edin. Firmanın referanslarını, deneyimini ve etkinliğinizin niteliğine uygunluğunu değerlendirin. Salonun belirlediği teknik ve lojistik gereksinimleri karşılayıp karşılamadıklarını öğrenin.

İkram hizmeti için kendi catering firmamı getirebilir miyim?

Bu, salonun politikalarına bağlıdır. Bazı salonlar yalnızca kendi anlaşmalı firmalarıyla çalışmanızı isteyebilirken, bazıları dışarıdan firma kabul edebilir ancak ek ücret veya belirli şartlar koşabilir. Sözleşmenizi bu konuda dikkatle inceleyin.

Dışarıdan getirilen ekipmanlar için ek ücret ödenir mi?

Salonun dışarıdan ekipman getirilirken talep edebileceği ek kullanım ücretleri, temizlik bedelleri veya sigorta gereksinimleri olabilir. Bu tür ek maliyetler hakkında önceden bilgi almanız önemlidir.

Etkinlik sonrası temizlik sorumluluğu kime aittir?

Genellikle salonun temel temizliği salon yönetimi tarafından yapılır. Ancak, dışarıdan getirilen ekipmanlardan veya organizasyonun neden olduğu ekstra kirlilikten kaynaklanan temizlik sorumluluğu, sözleşmenizde belirtilen şekilde organizasyon firmasına veya size ait olabilir.

Salon sözleşmenizin tüm bu maddelerini dikkatle okuyup anlamak, etkinliğinizin planlama aşamasından tamamlanmasına kadar sorunsuz ilerlemesini sağlamanın en güvenilir yoludur. Hem kendi beklentilerinizi hem de salonun kurallarını göz önünde bulundurarak yapacağınız doğru bir hazırlık, misafirlerinize unutulmaz bir deneyim sunmanıza yardımcı olacaktır.