Salon Sözleşmesi Kontrol Listesi: Tarih/Saat ve Kurulum/Söküm Aralığı

Bir etkinlik veya organizasyon düzenlerken, seçtiğiniz salonla yapacağınız sözleşme, her şeyin sorunsuz ilerlemesi için hayati önem taşır. Sözleşmede yer alan her madde, olası aksiliklerin önüne geçmek ve beklentilerinizi tam olarak karşılamak adına dikkatle incelenmelidir. Bu kontrol listesi, özellikle salonun kullanım tarih ve saatleri ile kurulum ve söküm aralıklarına odaklanarak, sözleşme sürecinde gözden kaçırılmaması gereken noktaları vurgulamayı amaçlar. Doğru planlama, etkinliğinizin başarısını doğrudan etkileyecektir.

Etkinlik Tarihinin ve Saatlerinin Belirlenmesi

Salon sözleşmesinin en temel unsurlarından biri, etkinliğinizin gerçekleşeceği kesin tarih ve saatlerdir. Bu bilgilerin net bir şekilde belirtilmesi, hem sizin hem de salon yetkililerinin planlamalarını doğru yapmalarını sağlar.

Kesin Etkinlik Tarihi

• Güncel Durum: Etkinliğinizin yapılacağı kesin tarihi belirleyin. Bu, bir düğün, konferans, konser veya özel bir kutlama olabilir.
• Alternatif Tarihler: Mümkünse, ana tarihinizde bir aksilik olması ihtimaline karşı bir veya iki alternatif tarih belirleyin. Bu, salonun müsaitliği konusunda size esneklik kazandırır.
• Sözleşmeye Yansıtılması: Sözleşmede etkinliğin yapılacağı ana tarihin ve varsa alternatif tarihlerinin açıkça yazıldığından emin olun.

Etkinlik Saatleri

• Başlangıç ve Bitiş Saati: Etkinliğin başlama ve bitiş saatlerini net bir şekilde belirtin. Bu, salonun size tahsis edileceği süreyi belirler.
• Misafir Kabul Saati: Misafirlerinizi ne zaman kabul etmeye başlayacağınızı da düşünün. Bu, etkinliğin ana akışından biraz daha önce olabilir.
• Personel Erişim Saati: Etkinlik ekibinizin (organizatörler, catering personeli, ses/ışık teknisyenleri vb.) salona ne zaman girebileceğini belirleyin. Bu, kurulum ve hazırlıklar için önemlidir.
• Esneklik Payı: Sözleşmede belirtilen bitiş saatine uyum sağlamanın yanı sıra, olası küçük gecikmeler için ne kadar esneklik tanındığını öğrenin.

Kurulum ve Söküm Aralığı: Zamanlama ve Süre

Etkinlik gününün kendisi kadar, öncesindeki hazırlık ve sonrasındaki toparlanma süreci de büyük önem taşır. Kurulum ve söküm için ayrılan süre, etkinliğin sorunsuz başlaması ve mekanın zamanında teslim edilmesi açısından kritiktir.

Kurulum Süreci

• Erken Giriş Hakkı: Etkinlikten önceki gün veya belirli bir süre önce salona girerek kurulum yapma hakkınız olup olmadığını sözleşmeden kontrol edin. Bu, özellikle detaylı dekorasyon veya teknik kurulum gerektiren etkinlikler için önemlidir.
• Kurulum İçin Ayrılan Süre: Sözleşmede kurulum için ne kadar süre tanındığını net olarak öğrenin. Bu süre, etkinliğin türüne ve gerektirdiği hazırlıkların kapsamına göre değişiklik gösterebilir.
• Teknik Ekipman Kurulumu: Ses, ışık, sahne, projeksiyon gibi teknik ekipmanların kurulumu için ek süre veya farklı bir erişim hakkı gerekip gerekmediğini görüşün.
• Kapasite ve Personel: Kurulum ekibinizin rahat çalışabilmesi için gerekli alanın ve yetkili personelin ulaşılabilirliğinin sağlandığından emin olun.

Söküm Süreci

• Etkinlik Sonrası Söküm Süresi: Etkinlik sona erdikten sonra tüm eşyalarınızı ve dekorasyonunuzu toplamak için size ne kadar süre tanındığını öğrenin.
• Mekan Teslim Süresi: Salonu tam olarak hangi saate kadar boşaltmanız ve teslim etmeniz gerektiğini netleştirin.
• Artık Malzemelerin Yönetimi: Kalan dekorasyon malzemeleri, çöpler veya iade edilecek ekipmanların nereye konulacağı veya nasıl imha edileceği konusundaki prosedürleri öğrenin.
• Depozito İadesi: Genellikle söküm sonrası mekanın temiz ve hasarsız teslim edilmesi durumunda depozito iadesi yapılır. Bu şartların sözleşmede net olarak belirtildiğinden emin olun.

Sözleşmede Dikkat Edilmesi Gereken Diğer Hususlar

Tarih, saat, kurulum ve söküm aralıkları dışında, salon sözleşmesinde göz önünde bulundurulması gereken başka önemli detaylar da bulunmaktadır.

Mekan Kullanım Kapsamı

• Hangi Alanlar Dahil? Sözleşmede sadece ana salon mu, yoksa fuaye, bahçe, otopark gibi ek alanlar da mı kapsanıyor?
• Kapasite Sınırları: Salonun resmi kapasite sınırlarını öğrenin ve bu sınıra uymanız gerektiğini unutmayın.
• Yasaklar ve İzinler: Mekanda sigara içilip içilmeyeceği, evcil hayvan kabul edilip edilmediği, ses sistemlerinin kullanımıyla ilgili kısıtlamalar gibi konuları netleştirin.

Hizmetler ve Ekstralar

• Dahil Olan Hizmetler: Salonun sağladığı temel hizmetler nelerdir? (Masa, sandalye, temel aydınlatma, temizlik vb.)
• Ek Hizmetler ve Maliyetleri: Anlaşmalı olduğunuz catering, ses/ışık, güvenlik, organizasyon firmaları dışında salonun kendi sunduğu ek hizmetler var mı ve bunların ücretlendirmesi nasıl yapılıyor?
• Teknik Altyapı: Ses sistemi, projeksiyon cihazı, Wi-Fi gibi teknik altyapının durumu ve kullanım şartları nelerdir?

Finansal Şartlar ve İptal Politikası

• Ödeme Planı: Toplam ücret, kapora miktarı, ödeme tarihleri ve yöntemleri sözleşmede açıkça belirtilmeli.
• İptal Şartları: Etkinliği iptal etmeniz durumunda uygulanacak cezai şartlar, iade politikaları detaylıca incelenmeli.
• Depozito: Mekanın kullanımından doğabilecek zararlar için alınan depozito miktarı ve iade koşulları netleştirilmeli.

Sigorta ve Sorumluluk

• Mekan Sigortası: Salonun kendi sigortasının kapsamını öğrenin.
• Misafir Sorumluluğu: Etkinlik sırasında yaşanabilecek kazalar veya kayıplar konusunda kimin sorumlu olacağı (salon sahibi mi, organizatör mü?) netleştirilmeli. Kendi sorumluluk sigortanızın olup olmadığını da gözden geçirin.

Salon Sözleşmesi Kontrol Listesi Özeti

Aşağıdaki tablo, sözleşme öncesinde salon yetkilileriyle görüşülerek veya sözleşme metninde kontrol edilmesi gereken temel noktaları özetlemektedir:

Konu	Detaylar	Kontrol Edildi (Evet/Hayır)	Notlar
Etkinlik Tarihi	Ana Tarih, Alternatif Tarihler
Etkinlik Saatleri	Başlangıç, Bitiş, Misafir Kabul, Personel Giriş
Kurulum Süresi	Erken Giriş Hakkı, Tanınan Süre, Teknik Kurulum
Söküm Süresi	Etkinlik Sonrası Süre, Mekan Teslim Saati, Artık Malzemeler
Mekan Kullanım Alanları	Ana Salon, Ek Alanlar, Kapasite
Kullanım Kısıtlamaları	Yasaklar, İzinler, Ses Seviyesi
Dahil Olan Hizmetler	Masa, Sandalye, Aydınlatma, Temizlik
Ek Hizmetler ve Maliyetleri	Catering, Teknik Ekipman, Güvenlik
Ödeme Koşulları	Toplam Ücret, Kapora, Ödeme Planı
İptal ve Değişiklik Politikası	İptal Süreleri, Cezalar, İade Şartları
Depozito	Miktar, İade Koşulları
Sigorta ve Sorumluluk	Mekan Sigortası, Organizatör Sorumluluğu
Ek Notlar

Salon sözleşmesi, bir etkinliğin temel taşıdır. Tarih, saat, kurulum ve söküm aralıkları gibi zamanlama ile ilgili detayların eksiksiz ve net bir şekilde sözleşmeye işlenmesi, organizasyonunuzun başından sonuna kadar keyifli ve sorunsuz bir süreç yaşamanızı sağlar. Bu kontrol listesini bir rehber olarak kullanarak, salonla yapacağınız anlaşmanın her yönünü güvence altına alabilirsiniz.