Düğün Hazırlıklarında Yol Gösterici: Tedarikçi Kontrol Listesi ve Sorumlu Kişi

Düğün hazırlığı süreci, heyecan verici olduğu kadar detaylı bir planlama gerektiren uzun bir yolculuktur. Bu yolculuğun en kritik aşamalarından biri, hayalinizdeki düğünü gerçeğe dönüştürecek doğru tedarikçileri bulmak ve bu süreci kusursuz bir şekilde yönetmektir. Bir organizasyon şirketiyle çalışmak, bu karmaşık süreci kolaylaştırabilir, ancak kendi başınıza ilerliyor olsanız da temel bir kontrol listesi, hiçbir detayın gözden kaçmamasını sağlar. Bu liste, hem sizin için bir rehber olacak hem de organizasyon ekibinizin veya belirlediğiniz sorumlu kişinin takibini kolaylaştıracaktır.

Neden Tedarikçi Kontrol Listesi Önemlidir?

Düğün gününüzün sorunsuz geçmesi için her detayın önceden düşünülmüş olması gerekir. Tedarikçi kontrol listesi, bu doğrultuda atılacak adımları belirlerken, olası aksaklıkları en aza indirmeye yardımcı olur. Doğru tedarikçilerle anlaşmak, bütçenizi verimli kullanmanızı, beklentilerinizi karşılamanızı ve en önemlisi, düğün gününüzde keyifli ve stressiz anlar yaşamanızı sağlar. Sorumlu bir kişi belirlemek veya bir organizasyon şirketinin bu görevi üstlenmesini sağlamak, iş yükünü hafifletir ve sürece profesyonel bir bakış açısı katar.

Düğün Tedarikçileri: Temel Kategoriler ve Kontrol Noktaları

Düğün hazırlıklarında ihtiyacınız olacak temel tedarikçi kategorilerini ve her biri için dikkat etmeniz gereken önemli noktaları aşağıda bulabilirsiniz:

Mekan ve Catering

Düğününüzün yapılacağı mekan ve sunulacak yemek hizmetleri, misafirlerinizin genel deneyimini doğrudan etkiler.

• Mekan Seçimi:
  • Kapasite ve oturma düzeni (davetli sayınıza uygun mu?)
  • Mekanın genel atmosferi ve dekorasyonu (istediğiniz konsepte uyuyor mu?)
  • Fiyatlandırma ve dahil olan hizmetler (masa, sandalye, örtü vb.)
  • Mekan kuralları (müzik sesi, geç saatte kapanış vb.)
  • Ulaşım kolaylığı ve otopark durumu
  • Engelli erişimine uygunluk
  • Rezervasyon ve iptal koşulları
• Catering Hizmeti:
  • Menü seçenekleri ve tadım imkanı
  • Fiyatlandırma (kişi başı, menü bazlı vb.)
  • İçecek paketleri ve servis şekli
  • Alerjen ve özel diyet gereksinimleri için çözüm önerileri
  • Servis ekibi ve deneyimi
  • Kullanılacak servis ekipmanları (tabak, çatal, bıçak vb.)

Fotoğraf ve Video

Düğününüzün ölümsüz anlarını yakalayacak profesyoneller, bu özel günün hatıralarını saklamanız için önemlidir.

• Fotoğrafçı:
  • Portfolyo incelemesi (tarzınızla örtüşüyor mu?)
  • Çalışma saatleri ve gün içindeki çekim planı
  • Teslim edilecek fotoğraf sayısı ve formatı
  • Albüm veya baskı seçenekleri
  • Ön çekim (nişan çekimi) imkanı
  • Fiyatlandırma ve ödeme koşulları
• Videocu:
  • Çekim tarzı (klasik, sinematik vb.)
  • Teslim edilecek video süresi ve formatı
  • Drone çekimi gibi ek hizmetler
  • Klip, uzun versiyon gibi farklı paketler
  • Kurgu süreci ve teslimat süresi
  • Fiyatlandırma ve ödeme koşulları

Müzik ve Eğlence

Misafirlerinizi coşturacak, düğününüzü renklendirecek müzik ve eğlence unsurları planlanmalıdır.

• DJ veya Orkestra:
  • Müzik repertuvarı ve çalabilecekleri türler
  • Müzik sisteminin kalitesi ve kapasitesi
  • Düğün boyunca çalacak şarkı listesi üzerine çalışma
  • İlk dans, pasta kesimi gibi özel anlar için müzik planlaması
  • Ses ve ışıklandırma ekipmanları
  • Fiyatlandırma ve çalışma saatleri
• Diğer Eğlence Unsurları:
  • Dans grupları, animasyon ekipleri
  • Profesyonel dansçılar
  • Canlı müzik grupları (fasıl, caz vb.)

Gelinlik ve Damatlık

Bu özel günün kahramanlarının kıyafetleri, görünümün tamamlayıcısıdır.

• Gelinlik:
  • Tasarımcı veya mağaza seçimi
  • Deneme ve provizyon tarihleri
  • Kumaş ve aksesuar detayları
  • Prova ve son rötuşlar için zamanlama
  • Kıyafetin teslimat tarihi
• Damatlık:
  • Kiralama veya satın alma kararı
  • Tasarım ve beden uyumu
  • Prova ve tadilat gereksinimleri
  • Aksesuar seçimi (kravat, yaka mendili, ayakkabı vb.)

Diğer Önemli Tedarikçiler

Yukarıdaki ana kategorilerin yanı sıra, birçok küçük detay da düğün akışını etkiler.

• Organizasyon Şirketi / Koordinatör:
  • Hizmet kapsamı ve sorumlulukları
  • Düğün günündeki rolü ve ekibi
  • İletişim sıklığı ve raporlama
  • Fiyatlandırma ve sözleşme detayları
• Davetiye ve Baskı Hizmetleri:
  • Davetiye tasarımı ve kağıt kalitesi
  • Yazı karakteri ve metin içeriği
  • Teslimat süresi ve adetleri
  • Menü kartları, masa numaraları, teşekkür kartları
• Çiçekçi:
  • Gelin buketi, yaka çiçeği, mekan süslemeleri
  • Çiçek türleri ve renk skalası
  • Teslimat zamanı ve mekanı
  • Masa düzenleri ve orta süsleri
• Saç ve Makyaj Uzmanı:
  • Deneme randevuları ve provizyonlar
  • Mekan veya kuaförde çalışma
  • Gün içindeki tazeleme hizmetleri
• Pasta:
  • Katlı pasta, butik pasta seçenekleri
  • Tadımlık ve tasarım detayları
  • Teslimat ve servis bilgileri
• Araç Kiralama / Transfer:
  • Gelin arabası ve misafirler için araçlar
  • Kiralama süresi ve rotası
  • Sürücü hizmetleri

Sorumlu Kişi Belirlemenin Önemi

Bir organizasyon şirketiyle çalışıyor olsanız bile, düğün sürecindeki belirli bir noktada iletişim kurabileceğiniz, süreci yakından takip eden bir kişinin olması işleri kolaylaştırır. Bu kişi siz olabilirsiniz veya güvenebileceğiniz bir arkadaşınız, aile üyeniz olabilir. Sorumlu kişinin görevleri şunları içerebilir:

• Tedarikçilerle ilk iletişimi kurmak ve teklif almak.
• Sözleşmeleri gözden geçirmek ve imzalamak.
• Ödeme takvimini takip etmek.
• Tedarikçilerle yapılan toplantılara katılmak.
• Düğün günü tedarikçilerin zamanında gelmesini ve görevlerini yerine getirmesini sağlamak.
• Olası sorunlara hızlı çözümler üretmek.

Bu rolün net bir şekilde tanımlanması, hem sizin üzerinizdeki baskıyı azaltır hem de düğünün her aşamasının profesyonelce yönetilmesine katkı sağlar.

Tedarikçi Kontrol Listesi: Detaylı Takip Tablosu

Aşağıdaki tablo, tedarikçilerle yapılan anlaşmaları ve takip edilmesi gereken kritik bilgileri kaydetmek için bir başlangıç noktasıdır. Her bir tedarikçi için bu bilgileri doldurarak ilerleyebilirsiniz.

Tedarikçi Adı	İletişim Kişisi	Telefon / E-posta	Anlaşılan Hizmet	Sözleşme Tarihi	Toplam Ücret	Ödeme Planı	Teslimat / Hizmet Tarihi	Ek Notlar
Mekan	Ayşe Yılmaz	05xx xxx xx xx	Kır Bahçesi Kiralama	15.03.2023	50.000 TL	%50 Kapora, %50 Düğün Öncesi	20.09.2023	Catering dahil değil, ek ses sistemi istenebilir
Catering	Mehmet Demir	05yy yyy yy yy	Açık Büfe Menü (100 Kişi)	20.03.2023	25.000 TL	%30 Kapora, %70 Düğün Öncesi	20.09.2023	Vejetaryen seçenekleri soruldu
Fotoğrafçı	Caner Kaya	05zz zzz zz zz	8 Saat Çekim, 1 Albüm	01.04.2023	15.000 TL	%50 Kapora, %50 Teslimat	01.11.2023	Ön çekim 1 ay önce yapılacak
DJ	Mertcan Bilgin	05aa aaa aa aa	6 Saat Müzik	10.04.2023	8.000 TL	%40 Kapora, %60 Düğün Günü	20.09.2023	Müzik listesi paylaşılacak
Gelinlik	Elif Sönmez	0212 xxx xx xx	Özel Dikim Gelinlik	15.02.2023	30.000 TL	%50 Kapora, %50 Teslimat	01.09.2023	İlk prova 1 ay sonra
Saç ve Makyaj	Zeynep Aksoy	05bb bbb bb bb	Gelin Saç ve Makyaj	05.05.2023	5.000 TL	%100 Düğün Günü	20.09.2023	Mekanda çalışacak
Çiçekçi	Arzu Çelik	0216 ccc cc cc	Buket, Yaka Çiçeği, Salon	01.05.2023	7.000 TL	%50 Kapora, %50 Teslimat	20.09.2023	Kırmızı güller ağırlıklı

Sıkça Sorulan Sorular

Bir organizasyon şirketiyle anlaşmak şart mı?

Hayır, bir organizasyon şirketiyle çalışmak şart değil. Kendi başınıza da tüm süreci planlayabilirsiniz. Ancak, karmaşık bir düğün planlaması için profesyonel destek almak işleri büyük ölçüde kolaylaştırabilir.

Tedarikçilerle sözleşme yaparken nelere dikkat etmeliyim?

Tüm hizmetlerin detaylı olarak belirtildiği, fiyatların net olduğu, ödeme planının açıklandığı ve iptal koşullarının yer aldığı bir sözleşme imzalamalısınız. Hizmetin ne zaman başlayıp biteceği, teslimatın nasıl yapılacağı gibi bilgiler de sözleşmede yer almalıdır.

Düğün günü için bir sorumluluk planı hazırlamalı mıyım?

Evet, düğün günü için bir zaman çizelgesi ve görev dağılımı içeren bir plan hazırlamak, her şeyin zamanında ve sorunsuz ilerlemesini sağlar. Hangi tedarikçinin ne zaman gelmesi gerektiği, kimin onları karşılayacağı gibi detaylar bu planda yer almalıdır.

Tüm tedarikçilerin ödemesini peşin mi yapmalıyım?

Çoğu tedarikçi, hizmet bedelinin belirli bir yüzdesini (genellikle %30-50) kapora olarak talep eder ve kalanını hizmetin gerçekleşmesinden kısa bir süre önce veya hizmet sonunda alır. Bu ödeme planı tedarikçiden tedarikçiye değişiklik gösterebilir, bu nedenle sözleşmede netleştirilmelidir.

Düğün hazırlıklarının her aşamasında olduğu gibi, tedarikçi süreci de sabır, detaycılık ve iyi bir organizasyon gerektirir. Hazırladığınız bu kapsamlı kontrol listesi ve belirlediğiniz sorumlu kişi ile birlikte, bu süreci başarıyla tamamlayabilir ve hayallerinizdeki düğüne bir adım daha yaklaşabilirsiniz.